La nueva normalidad ofrece un trabajo colaborativo entre las empresas y el trabajador
Expertos consideran que el nuevo modelo
de trabajo que se impondrá una vez superada la contingencia sanitaria, se
desarrollará a través de un modelo híbrido en el que los colaboradores
desarrollarán sus tareas tanto en casa como en la oficina. Para esto, se
establecerán horarios que alternarán la asistencia en las oficinas para evitar
aglomeraciones, convirtiéndose en espacios colaborativos a los que los
trabajadores acudirán a realizar tareas específicas.
En este sentido, las organizaciones deben
considerar todas las alternativas necesarias para configurar un entorno de
trabajo eficiente, seguro y que ofrezca todas las condiciones para que los
empleados se sientan cómodos, seguros y tranquilos. Más aún, cuando el regreso
a la oficina es inminente y aún existen muchas dudas sobre la forma en la que
se ejecutará este proceso.
De acuerdo con la consultora Deloitte
existen razones de peso que justifican el regreso a los tradicionales lugares
de trabajo. El acceso a recursos que los empleados no pueden tener en casa,
tales como impresoras, internet, servidores, salas de juntas, son sólo algunos
de los que justifican el desarrollo de actividades en oficinas. La seguridad,
es otro aspecto a tener en cuenta, más aún cuando es indispensable implementar
protocolos para evitar fugas de información.
En este sentido, las organizaciones se
encuentran frente al reto de configurar un modelo de oficina el cual además de
garantizar la salud y bienestar de los empleados, debe ofrecer todas las
herramientas de conectividad y digitalización necesarias para optimizar la
productividad. Para esto, en las oficinas es necesario implementar sistemas de
seguimiento y control que les permitan maximizar su uso, hacer un monitoreo del
cumplimiento de normas de distanciamiento que minimizan el riesgo de contagio
de enfermedades.
La digitalización ha modificado el
entorno actual. Nacen lo que llamamos “Smart Offices” como respuesta al regreso
a las oficinas y a la evolución natural de los espacios laborales teniendo como
aliados los sistemas inteligentes. “Necesitamos nuevas estrategias que generen
control para asegurar la continuidad de los negocios. La población de las
oficinas se va a reducir gradualmente, por ello, es necesario reestructurar la
forma de trabajar” afirma Erick H. Cepeda Diaz, Managing Director de Axity
Colombia.
Tecnologías que hacen
posible una “Smart Office”
Hoy en día, el desafío para los
empresarios se centra en poder desarrollar una transformación laboral
colaborativa, que brinde facilidades para que los empleados puedan desarrollar
sus labores en casa u oficina de forma eficaz.
Para esto, existen varias soluciones
tecnológicas que permiten un modelo de trabajo híbrido. Entre estas, se
encuentran las soluciones de trabajo On Site que garantizan el bienestar
de los colaboradores en las oficinas y al mismo tiempo les ayuda a ser más
productivos. Algunas de ellas son, gestión de oficina coworking, monitoreo del
estado de salud y gestión de la afluencia de personas a través de la solución
Pox Vision, capaz de detectar zonas de la oficina donde se conglomeran los
empleados, por medio de analiticas que permiten generar información avanzada
proveniente de las cámaras Meraki MV.
Por su parte, soluciones de trabajo en
Home Office, ofrecen una conexión a internet segura por medio de la
plataforma NaaS@Home, la cual ayuda a extender la red de la compañía hasta los
hogares de los empleados asegurando la seguridad de la información.
Igualmente, se necesita el desarrollo de soluciones
de trabajo mixtas las cuales facilitan la comunicación permanente con el
grupo de trabajo. Aplicativos como el “Cisco Webex Calling”, se han convertido
en unas de las más utilizadas gracias a sus múltiples funcionalidades,
seguridad y fácil uso.
“En Axity, hemos
entendido las necesidades de los colaboradores y ha sido por esto que hemos
configurado nuestra propia “Smart Office”. Un completo sistema tecnológico que
les permite incrementar la productividad y desarrollar sus tareas desde la
oficina o sus residencias. Contamos con plataformas como Microsoft 365 y Cisco
Webex, las cuales protegen su información con una VPN y protección de endpoint,
entre otras que fomentan el trabajo colaborativo. Un modelo que podemos
replicar con todos nuestros clientes” complementa Cepeda.
Adicional a estas plataformas, para
ayudar y facilitar el retorno a las oficinas, se creó la aplicación Sensor C19
de Axity. Una plataforma que permite a las empresas y sus empleados regresar a
los lugares de trabajo de una forma segura.
Sensor C19 responde a una serie de
medidas que procuren el bienestar de todos, permitiendo la segmentación y
control y que se ven reflejadas en las siguientes funcionalidades:
1.
Bienvenida y registro inicial
2.
Identificación de personas dentro de la organización
que pertenezcan a un grupo vulnerable.
3.
Conocer el estado de salud de cada uno de los
colaboradores.
4.
Saber qué personas de la empresa han sido
diagnosticadas con COVID 19.
5.
Mantener una distancia apropiada entre empleados
y mantenerlos alerta para que tomen distancia de zonas conglomeradas.
6.
Enviar recordatorios o alertas directamente a
sus celulares.
Con Smart Office el equipo de
IT cuenta con herramientas para facilitar la operatividad de la compañía. Esto
se logra gracias a la integración y automatización de todos los componentes de
la infraestructura IT: equipos de servicio, de soporte, de automatización
de procesos de analítica, entre otros. Son los ejes sobre los que se desarrolla
un sistema eficiente y seguro, que responde a los requerimientos de cada
organización en particular.
“La tecnología debe de estar al alcance y
servicio de todos para ayudar en estos momentos de incertidumbre. Para esto las
organizaciones deben plantear una estrategia de transformación tecnológica, que
permita realizar un retorno gradual a las oficinas, haciendo mucho énfasis en
la seguridad tal y como lo plantea el Gobierno. Un factor que transmite confianza
a los colaboradores para una gestión productiva” afirma Cepeda.
Dichos espacios de trabajo digitales,
proporcionan un impacto positivo en la motivación de los empleados al eliminar
las barreras físicas de las oficinas tradicionales, contribuyendo a una
experiencia y espacio innovador y participativo, lo que aporta una gran valor
competitivo para cada empresa, de esto depende el éxito de una compañía.
Información e imágenes: Prensa SMART OFFICE
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