Principales inconvenientes a la hora de iniciar el proceso de facturación electrónica
Los
nuevos plazos y los cambios anunciados por la DIAN para facturar
electrónicamente, muestra que el tejido empresarial aún tiene resistencia y
desconocimiento a este nuevo modelo de facturación.
Saphety,
operador tecnológico, identifica los principales inconvenientes y oportunidades
con los que se encuentran los empresarios a la hora de iniciar el proceso y
realiza sus recomendaciones.
Uno de
los factores es la resistencia al cambio. No es fácil de un momento otro
cambiar lo que se venía haciendo por años, donde la cultura empresarial debe
adaptarse a la era digital. El gran cambio que conlleva este nuevo modelo es
simplificar y eliminar trámites.
Se ha
demostrado que la facturación electrónica tiene ventajas a la hora de emitir y
recibir facturas, por su ahorro en costo de impresión, almacenaje y la
facilidad de consulta de las mismas. Además, los servidores están siempre
disponibles para poder utilizar la herramienta sin interrupciones y se garantiza el acceso 100%
a la aplicación y a los documentos (facturas, crédito, débitos, contenidos).
Otro
inconveniente es el cambio en los procesos logísticos y/o comerciales que se
pueden presentar al momento de adoptar el nuevo modelo. Lo ideal es no
cambiarlos, o tener el mínimo de cambios para que no impacte a las áreas
involucradas. Por ejemplo, dependiendo del tiempo que tome facturar electrónicamente,
una compañía se poder ver obligada a cerrar la recepción de pedidos horas antes
y cambiar la hora de despachar la mercancía.
La
recomendación es aprovechar para hacer cambios positivos y mejoras en los
procesos que se venían realizando y así ajustar y optimizar tiempos. Es muy
importante escoger una solución que se
adapte a las medidas de sus necesidades y cumpla con las expectativas, las
reuniones previas entre operador y empresa son vitales durante la planeación.
Otro
punto a resaltar, es cuando una compañía no cuenta con un área de sistemas que
se encargue de liderar el proceso de trasformación. Algunas organizaciones
tienen contratado este servicio con un tercero, por ejemplo, un contador, o
simplemente cuentan con un ERP donde soportan su actividad.
Una de
las soluciones es contratar la integración de la facturación electrónica con el
ERP con el que ya cuentan, aunque esto conlleva a costos adicionales. En este
punto, Saphety como operador tecnológico, resalta la importancia de contar con
aliados de ERP que cumplan con esta función para no incurrir en otros gastos.
La otra
opción, es utilizar la plataforma online que ofrece el operador, donde la
empresa puede realizar la facturación electrónica en línea a bajo costo y sin
esfuerzo de integración.
El 2018
fue el año del despliegue de la facturación electrónica en el país para los grandes
contribuyentes, y a partir del segundo trimestre de 2019, los nuevos grupos de
empresas que reportan IVA e impuesto al con-sumo, irán de forma gradual
emitiendo facturas electrónicas de acuerdo a su actividad económica.
Si bien la DIAN ha anunciado nuevos plazos para cumplir con
la obligatoriedad, la recomendación de José Falcato, Country Manager de Saphety
es “iniciar el proceso lo más pronto posible ya que este puede tomar entre dos
y seis meses dependiendo del tamaño y las operaciones de cada organización”.
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