Implementación de la nómina electrónica en Colombia

El pasado mes de febrero, la DIAN publicaba la Resolución 000013, por la cual se implementa la nómina electrónica dentro del propio sistema de facturación electrónica. Para facilitar el proceso, el ente público ha establecido un calendario de obligados que progresivamente deben ser habilitados por esta entidad, simplificando la adaptación de los sistemas. 

No obstante, independientemente de la fecha de comienzo de obligatoriedad, todos los contribuyentes deberán estar habilitados por la DIAN a partir del próximo 31 de marzo. Los primeros obligados serán las empresas de más de 250 trabajadores, que comenzarán a emitir nóminas en formato electrónico a partir del próximo 1 de julio. 

“Si miramos lo ocurrido con la factura electrónica, la mejor opción para implementar la nómina electrónica es acudir a un proveedor de facturación electrónica acreditado por la DIAN. De esta manera, las empresas tienen la certeza de que todo el proceso se realiza a tiempo y de manera correcta, evitando cualquier error, incumplimiento o sanción”, afirma Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM.  

Beneficios de la nómina electrónica

Una nómina electrónica es un archivo en formato electrónico generado mediante un software que contiene la nómina firmada digitalmente por las empresas, y tiene la misma validez legal que la nómina convencional. Con su introducción, la DIAN confirma su apuesta por la transformación digital del tejido empresarial colombiano. 

Entre sus ventajas destacan la reducción de los tiempos de gestión, gracias a la automatización del proceso, la eliminación de los costes derivados del uso de papel y archivo y aporta una trazabilidad total. 

Adhesión voluntaria 

La Resolución contempla la posibilidad de que todas aquellas entidades que, de manera voluntaria, decidan implementar la nómina electrónica antes de su obligación puedan hacerlo siempre y cuando cumplan con todas las disposiciones establecidas por la DIAN para regular este nuevo sistema.

Los cambios normativos suponen un auténtico desafío para las empresas. Para facilitar esta adaptación y el cumplimiento de la nueva normativa, SERES ha desarrollado una solución de Nómina Electrónica que permite dar una respuesta rápida y eficaz a esta nueva casuística. 

Calendario de obligados

Asimismo, con la publicación de esta Resolución, la DIAN también establecerá un calendario de implementación del nuevo sistema de nómina electrónica con varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas de forma electrónica. Dicho calendario, estará dividido, principalmente, de acuerdo al número de empleados de las empresas obligadas y las fechas de incorporación previstas serán las siguientes:

• Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.

• Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

• Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.

• Entidades del estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

• Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero de 2022 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de marzo de 2022.

• Nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en Impuesto Sobre las Ventas (IVA). Cuentan con un plazo de 2 meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, para el inicio del procedimiento de habilitación para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento y la fecha máxima para iniciar la citada transmisión.

  Información e imágenes:  Prensa SERES