Colaboración en línea: ¿Incrementa la productividad?

Los equipos de trabajo distribuidos en distintas zonas geográficas, los esquemas de trabajo flexible y teletrabajo vienen ganando terreno en el mundo entero y Colombia no es la excepción. Las plataformas de colaboración de contenido habilitan un lugar de trabajo digital que permite a los colaboradores potenciar la construcción colectiva y la automatización del flujo de trabajo empresarial.

 Ya hemos comprobado que la productividad de un colaborador al que se le permiten esquemas de trabajo flexible aumenta, según MinTIC hasta en un 47 %, entonces ¿cuáles son las claves para implantar este tipo de plataformas o herramientas de colaboración?

Movilidad, el trabajo flexible le permite al colaborados escoger las condiciones y los dispositivos en los que realizarán sus tareas. Por ello es importante brindar el acceso desde aplicaciones nativas para dispositivos móviles, computadoras portátiles y de escritorio, así como compatibilidad con distintos sistemas y navegadores web; e integración con aplicaciones móviles de terceros.

Simplicidad y facilidad de uso, pues no será estratégico permitir a sus colaboradores la libertad de trabajar desde cualquier lugar si la organización se verá abarrotada de solicitudes de soporte técnico debido a las complicaciones de acceso y a sistemas engorrosos para acceder a la información necesaria. El punto está en desplegar interfaces de usuario modernas e interacciones optimizadas, como la posibilidad de seleccionar y arrastrar documentos, manipular y sincronizar.

Productividad del usuario, es importante impulsarla a través de herramientas como creación de archivos, edición, anotaciones, etiquetado y toma de notas: de forma nativa o mediante la integración con suites de terceros, como aplicaciones de Microsoft Office 365 o Google Docs.

Colaboración, por supuesto con el uso compartido de los archivos y carpetas de equipo, pero además con herramientas como la edición cooperativa, el seguimiento de cambios y comentarios sobre documentos y conversaciones, son de vital importancia para optimizar la comunicación entre colaboradores. Además, es posible programar varias acciones en la plataforma incluida la automatización de procesos basada en documentos como las notificaciones de tareas, el análisis de metadatos y usuarios, y el manejo de archivos desencadenados por eventos específicos, como una aprobación.

Análisis, de manera que la herramienta permita recopilar datos sobre el uso del contenido, las preferencias del usuario, los patrones de trabajo, las interacciones sociales y otros datos que permitan ajustar de forma permanente la herramienta para mejorar la experiencia de los colaboradores

Seguridad y protección de datos en todo tipo de dispositivos incluyendo la integración con identidad corporativa estándar, administración de acceso y protocolos de autenticación, protección con contraseña, borrado remoto, cifrado de datos, prevención de pérdida de datos (DLP) y gestión de recuperación de desastres (DRM).Para Juan Pablo Villegas, gerente general de Citrix en Colombia: “El lugar de trabajo necesita evolucionar hacia un entorno que fluya más fácilmente con la tecnología, hacia escenarios que se anticipen a las necesidades de los empleados y se ajusten a sus perfiles para ser productivos, evitando tiempos perdidos o improductivos debido a engorrosos procesos para acceder a la información”.

Una buena plataforma de colaboración en línea le facilitará informes de rendimiento y herramientas de administración centralizadas para una operación sencilla, de manera que le sea posible integrar en un principio con la infraestructura de datos corporativos locales y servidores empresariales que la organización ya posee, así como con los servicios en la nube a medida que opta por desplegarlos.

Finalmente, y para que todo lo anterior funcione de forma eficaz, la plataforma debe darle una amplia opción de almacenamiento, ya sea basado en la nube o en la capacidad que tiene en sus instalaciones, y otros que se integran con los repositorios de terceros. El almacenamiento en la nube puede incluir espacio de almacenamiento limitado o ilimitado por usuario, o por equipos de trabajo.

Herramientas como la computación en la nube han posibilitado un escenario donde todo es posible, atrás están quedando los días donde los colaboradores de una compañía tenían que verse- sí o sí- cara a cara para ser productivos. Diferentes organizaciones están implementando soluciones de colaboración en tiempo real, como una forma de potenciar las habilidades de trabajo en equipo y comunicación.